Portrait

SECURITAS GmbH document solutions 

Durch die sinnvolle Kombination aus elektronischem Datenmanagement und physischem Handling von Dokumenten und Datenträgern bietet SECURITAS document solutions vernünftige Systemlösungen für effizientes Dokumentenmanagement. Die konsequente Nutzung personeller und logistischer Synergien, die Verknüpfung einzelner Teilbereiche ermöglicht eine individuelle, preiswerte und zugleich langfristig angelegte Dienstleistung. 

Die Dienstleistungen rund um das Externe Mediamanagement sind seit vielen Jahren im Portfolio der SECURITAS Deutschland. Im Bundesgebiet betreuen wir über 150 Kunden mit einem Lagerbestand von weit über 150.000 Datenträgern. Mit 15 Standorten in deutschen Großstädten ist SECURITAS einer der führenden Anbieter in diesem Dienstleistungssegment.

Unser speziell geschultes Personal ist seit vielen Jahren für große renommierte Unternehmen in Bereichen des First-Level-Support (Tapewechsel an Backup-Systemen, Fehleranalyse und Fehlerbehebung an Server- und Speichersystemen), Service-Support in Rechenzentren (24 Stunden Betrieb in kundeneigenen Rechenzentren, Fullservice) sowie in der Transportlogistik und dem Handling von Datenträgern tätig. 

Datenträgermanagement 

Unternehmen müssen ihre Daten nicht nur vor dem unbefugten Zugriff Dritter, sondern auch vor Feuer, Wasser, Sabotage, Vandalismus oder Diebstahl schützen. Ein Datenverlust kann sich vernichtend auf das betroffene Unternehmen auswirken.

SECURITAS GmbH document solutions betreibt mit SECURITAS DataSafe® eine Dienstleistung, mit der das Risiko verlorener Daten durch eine sichere Datenträgerlagerung minimiert werden kann. Wir nutzen Datensicherungsräume aus Stahlbeton, die neben äußeren Schutzmaßnahmen wie beschuss- und einbruchhemmenden Türen und Fenstern sowie Kofferschleusen mit einer automatischen Brandmeldeanlage ausgestattet sind.

Durch die Anbindung an die SECURITAS Sicherheitszentrale, dem fälschungssicheren Zutrittskontrollsystem und die Einbruchmeldeanlage wird jeder unbefugte Zugang ausgeschlossen.

Videokameras überwachen das Außengelände und die Datensicherungsräume. Eine Klimaanlage regelt Temperatur und Luftfeuchtigkeit wie in einem Rechenzentrum.

Innerhalb unserer Datensicherungsräume werden Ihre Datenträger in speziellen DatenSafes aufbewahrt, die der höchsten Feuer-Sicherheitsstufe (S 120 DIS nach VDMA 24991, RAL 626/7) entsprechen, sowie Sicherheit vor Wasser und korrosiven (Brand-) Gasen bieten. Ihre Daten bleiben für Sie jederzeit verfügbar:

Der SECURITAS DataKurier holt und bringt sie rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr. Außerdem können Sie täglich, wöchentlich oder monatlich Ihre gewünschten Daten durch den SECURITAS DataKurier austauschen lassen. Im Notfall werden in mobilen DatenSafes ( die einbruchgeschützt sind und der höchsten Sicherheitsstufe entsprechen ) Ihre Daten innerhalb kürzester Zeit transportiert.

Outsourcing

Wettbewerb wird heute nicht nur über Qualität und Preis des Produktes entschieden, sondern auch über die Fähigkeit, auf Marktanforderungen schnell und flexibel zu reagieren.

Direkter Zugriff auf Unternehmensinformationen, Flexibilität bei der Verlagerung/Erweiterung oder Zusammenlegung von Standorten sowie das Funktionieren der eigenen Verwaltung entscheiden heute über Gewinn oder Verlust.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Business – wir bieten Ihnen indivduelle, ganzheitliche Lösungen rund um das Dokument – aus einer Hand:

• Standortunabhängigkeit
• Sicherheit der Dokumente
• Reduzierung der Verwaltungs-/Administrationskosten
• Reduzierung des Büroflächenbedarfs
• Effizienzsteigerung in der Administration

Systemlösungen

Trotz E-mail, Internet und internen IT-Netzwerken wächst der Papierverbrauch stetig. Oft werden Vorgänge mehrfach ausgedruckt und an verschiedenen Stellen abgeheftet. Auch der Gesetzgeber trägt seinen Teil zu den wachsenden Papiermassen bei.

Unzählige Dokumente müssen bis zu sieben und mehr Jahren im Original aufbewahrt und vor allem wieder gefunden werden.

Dokumentenmanagement beginnt mit der Ablagestrukturierung, der Definition von Dokumententypen, deren Weg im Unternehmen sowie der entsprechenden Aufbewahrungsfristen.

Durch die sinnvolle Kombination aus elektronischem Datenmanagement und physischem Handling von Dokumenten und Datenträgern bieten wir vernünftige Systemlösungen.

• Datenträgerlagerung, -handling, DataKurier
• Escrow-Service
• Umkopieren auf langzeitlagerungsfähige Datenträger (WORM)
• Europaweite Desaster Recovery-Transporte
• Betrieb von Back-Up-Archiven beim Kunden
• First Level Support
• Business on Demand

Archivmanagement

SECURITAS GmbH document solutions bietet für Unternehmen mit dem Archivmanagement eine Lösung, die Archivierung von Akten, Belegen, Dokumenten und Datenträgern auszulagern, rechts- und revisionssicher verwalten zu lassen.

Durch die Auslagerung eines Kundenarchivs werden innerhalb eines Unternehmens kostenintensive Flächen frei, die Sachbearbeiter werden wirksam entlastet und die Dokumente sind vor unbefugtem Zugriff und Gefahren wie Feuer, Wasser oder Gasen gesichert.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten wir im Auftrag des Kunden und nach dessen Freigabe Archivalien gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes.

• Verlagerung/Transport vom alten Standort ins SECURITAS-Archiv
• Lagerung und kontinuierliche Aufnahme des Kunden-Archivgutes
• Betreibung Zustellung des Archivgutes auf Abruf; Einsortieren von Belegen in die Akten
• Digitalisierung Scannen von Dokumenten
• Vernichtung gemäß BDSG

Die Archivbetreibung kann nach Kundenwunsch und Erfordernis auch direkt vor Ort (beim Kunden) durch unsere Mitarbeiter erfolgen

Kurierservice

Die SECURITAS GmbH document solutions bietet Ihren Kunden im Bundesgebiet Belegtransport-/Kurierdienstleistungen an. Mit einem eigenen Fuhrpark und modernsten Tourenplanungsprogrammen stellen wir eine dauerhaft zuverlässige und kostenoptimale Ver- und Entsorgung unserer Kunden mit Beleggut sicher - regional und überregional.

Alle im Einsatz befindlichen Fahrzeuge sind in technisch und optisch einwandfreien Zustand. Unsere Kuriere sind zuverlässig, flexibel und speziell auf diese Tätigkeit geschult. Eine ständige Erreichbarkeit unserer Fahrer per Mobilfunk ist sichergestellt.

Auf Wunsch und bei Erfordernis führen wir auch spezielle Sondertransporte durch und setzen zusätzlich gesicherte Fahrzeuge ein. Bei Bedarf stellen wir unseren Kunden entsprechende Transportbehältnisse und Sicherungszubehör (Plomben) zur Verfügung.

Die Realisierung der Filialver- und Entsorgung erfolgt entsprechend der Kunden-sicherheitsanforderungen durch Einbindung der einzelnen Standorte in unser bereits bestehendes Tourengefüge (kostenoptimal) bzw. separat als Exklusivtransport.